sistema.ee - стабильная, быстрая, простая и удобная в использовании система.
Если необходимо узнать расчетный счет товарищества, год постройки дома или общую площадь квартир, достаточно посмотреть в одном месте.
Если в какой-либо квартире прорвет трубу, контактные данные хозяина квартиры, а так же хозяев квартир этажом ниже, можно будет найти в оном месте и сразу с ними связаться.
Чиновникам, связанным с товариществом (члены правления, ревизионной комиссии, аудитор, и т.п.) можно дать доступ к данным товарищества. Широта доступа каждого пользователя зависит от выделенных ему прав.
Самая свежая информация о потреблении воды, должниках и распределению расходов легко доступна. Нет нужды обращаться к бухгалтеру.
Возможность опубликовать протоколы собраний, годовые отчеты и экономические программы для квартировладельцев проста и безопасна.
Все данные хранятся на защищенном сервере, не нужно беспокоиться о резервных копиях.
Бухгалтеру
Система делает расчет квартплаты необычайно простым и гибким.
Гибкая система распределения расходов позволяет без помощи калькулятора распределять расходы даже в «сложных» домах. Благодаря оригинальной системе
подразделения видов расходов достаточно только вводить раз в месяц
показания счетчиков и счета за потребление, все остальное система делает
сама.
Тесная интеграция с интернет-банками уменьшает неудобства: поступления на счет можно импортировать из файла выписки, а прямые поручения можно экспортировать в один файл для быстрой загрузки в интернет-банк.
Поддерживается удобная система номеров ссылок, с помощью которой поступления на счет легко сопоставляются с квартирами.
Квартировладельцы могут получать счета по электронной почте: отсылка таких счетов происходит за одно нажатие кнопки мыши. Счета могут быть как на русском, так и на эстонском языках.
Пеня рассчитывается автоматически и добавляется в счет отдельной строкой, не нужно составлять отдельные счета с пеней.
Прошедшие периоды учета платы можно корректировать, внося поправки в счета до тех пор пока они не высланы.
Встроенный в систему модуль бухгалтерии позволяет на основе данных учета квартплаты автоматически создавать бухгалтерские записи в главной книге.
В том же месте можно создавать стандартные бухгалтерские отчеты - баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и о нетто-имуществе.
Не нужно беспокоиться о резервных копиях данных, так как все данные хранятся на защищенном сервере, с ежедневным резервным копированием.
Так как система доступна из любого подсоединенного к интернету компьютера, можно делать всю работу и дома.
Квартировладельцу
Электронная среда sistema.ee делает общение с товариществом более удобным.
Показания счетчиков можно вводить через интернет, их больше не нужно относить в почтовый ящик в соседнем подъезде.
Счета можно получать по электронной почте, таким
образом их можно будет вовремя оплатить даже будучи в дальней поездке.
Счета можно получать на русском или на эстонском языке.
Через интернет можно следить за историей расчетов для вашей квартиры, например видно, уплатил ли квартиросъемщик все счета вовремя.
Право просматривать счета и вводить показания счетчиков можно передать членам семьи или квартиросъемщикам.
Можно ознакомиться со всеми расходами товарищества и с правилами распределения расходов, для того чтобы лучше понимать свои счета.
Система предоставляет доступ к документам товарищества, таким как устав, распорядок, протоколы собраний, годовые отчеты и экономические программы.
Управляющей фирме
Программные средства sistema.ee дают возможность эффективно, с малыми затратами,
управлять большим количеством квартирных товариществ.
Интернет позволяет лучше организовать общение между
управляющей фирмой и руководством товарищества. Например, распечаткой
счетов может заниматься само руководство. Таким образом возможно
оказывать услуги для более широкого региона.
Благодаря гибкой системе распределения расходов и тесной интеграции с интернет-банками повышается эффективность работы бухгалтера. Бухгалтер также может работать из дома.
Так как стоимость программы зависит от количества
квартир, то не нужно заранее совершать крупных расходов на программное
обеспечение: расходы растут вместе с фирмой.
Компетентная поддержка гарантирует, что пользователем не придется убивать время из-за ошибок или особенностей программы.
Так как программа доступна как на эстонском, так и на русском языке, то бухгалтер, руководитель товарищества и квартировладельцы смогут все использовать программу на родном языке.
Не нужно беспокоиться о резервных копиях, так как все данные находятся на защищенном сервере, где с них ежедневно делается копия.
Благодаря большей прозрачности затрат сообщества улучшается доверие к управляющей фирме.
Раздел общих данных содержит базовые данные, которые используются во всех других разделах.
В раздел расчета квартплаты происходит выставление ежемесячных счетов членам сообщества.
Раздел бухгалтерии позволяет вести бухгалтерские записи и создавать отчеты.
Раздел документов позволяет хранить связанные с товариществом документы.
Раздел квартировладельца позволяет квартировладельцу предоставлять показания счетчиков и следить за историей расчетов.
Регистрация
Для регистрации необходимо войти в
систему с помощью ID-карты или через интернет-банк. Затем Вам будет
предоставлена возможность выбрать себе пароль. В дальнейшем можно будет
заходить в систему без ID карты, только указав свой личный код (isikukood) и пароль.
Начальная страница
Зарегистрировать товарищество или управляющую фирму возможно, обратившись по телефону +372 5159215 или на адрес admin@infosila.ee
После регистрации и указания пароля Вы попадаете на начальную страницу, где предоставлен список Ваших товариществ и квартир, если их предварительно ввёл Администратор системы.
Если у Вас есть доступ к нескольким товариществам или Вы имеете несколько связанных с sistema.ee квартир, Вы увидите их все.
Управляющий КТ войдя в систему после ввода данных товарищества, получает доступ в соответствующие разделы, где можно будет уже самостоятельно редактировать данные КТ: ему будет предоставлен бесплатный трехмесячный пробный
период.
По окончании пробного периода, если заключается договор, управляющая фирма или председатель товарищества может полноценно пользоваться всеми возможностями системы.
Языковая поддержка
Sistema.ee можно в полном объеме использовать как на русском, так и на эстонском языке.
У меня нет ни интернет-банка, ни ID-карты. Как я могу зарегистрироваться?
Только лично придя на место :-). Только через
регистреацию по ID-карте или интернет-банку мы можем быть уверены, что
имеем дело с данным лицом. По другому нельзя, ведь зарегистрированный
будет иметь доступ к личным данным владельца квартиры.
Кто отвечает, если пользователь нанесет какой-нибудь вред?
Если пользователь попытается получить доступ к данным, на
которые у него нет прав, или безосновательно будет нагружать систему,
то отвечает он лично. Если зарегистрированный пользователь повредит
данные товарищества, к которым у него был доступ, то ответственность
будет лежать на нем и на том, кто наделил его этими правами.
Думал начать заходить посредством ID-карты. Должен ли я создать себе пароль?
Если в дальнейшем планируете входить только по ID-карте,
то назначать пароль не надо. Если у пользователя отсутствует пароль, то
от его имени нельзя войти ни под одним паролем.
Зарегистрировался пользователем и товарищество тоже, но при подключении говорится, что я не связан ни с одним товариществом.
Для просмотра связанных с Вами данных квартиры и
товарищества Ваш личный код должен быть связан с Вашей квартирой.
Советуем обратиться к должностному лицу товарищества с просьбой
проверить правильно ли введен ваш личный код и есть ли у вас права
доступа.
Зарегистрировался случайно, не могли бы вы удалить мои данные?
Свой аккаунт можете удалить в меню "Настройки". Будут
удалены Ваши контактные данные, которые были введены в настройки. Позже,
если возникнет желание, их можно ввести снова. Ваши данные у
товарищества сохранятся.
Где мне взять пароль?
Прежде всего нужно зарегистрироваться в
качестве пользователя с помощью ID-карты, Mobiil-ID или интернет-банка.
Затем появится возможность создать себе пароль. Если Вы забыли свой
пароль, то пройдя по ссылке Забыли пароль?, можно пройти несложную процедуру его восстановления.
Почему не получается войти с помощью ID-карты?
Если вход или регистрация нового пользователя с помощью
ID-карты не удается, то можно закрыть окно операции и попытаться
повторить процедуру заново. Это иногда решает проблему.Если по прежнему
не получается войти с ID-карты, тогда мы советуем следующее:
Закрыть ВСЕ окна браузера, запустить утилиту (программу) ID-карты,
убедиться, что считывание данных с ID-карты проходит успешно, закрыть
утилиту ID-карты, открыть окно браузера и первым делом попытаться войти в sistema.ee.
Если предыдущая процедура не помогает, то советуем перезпустить
компьютер и, открыв браузер, первым делом попытаться войти в
sistema.ee.
Если и это не поможет, советуем обновить программу ID-карты. Это можно сделать пройдя по адресу http://installer.id.ee/. По возможности предварительно удалите старую версию программы.
Если это тоже не поможет, обратитесь за помощью по телефону поддержки ID-карты 1777 или через службу поддержки.
Заключил договор через интернет, но ничего не пришло. Сколько это может занять?
Как правило, посылаем договор на подпись в течение пары
рабочих дней. Если прошло больше недели, а договора все нет, напишите об
этом на адрес admin@infosila.ee. Заодно проверьте, утвердили ли вы договор в интернете.
В договоре есть ссылка на расценки, но они не приложены. Почему?
Вариант расценок, на который ссылается договор, можно взять на странице расценок и дигитально подписать.
Если я не заключил договор, должен ли я удалять зарегистрированное товарищество?
Если Вы уверены, что не будете пользоваться программой,
то желательно удалить зарегистрированное товарищество. В то же время,
обязанности это делать у Вас нет. Если у нас возникнет потребность
удалить товарищества, у которых длительное время не было активности в
нашей среде, то мы обязательно дадим об этом знать заранее.
Что делать, если хочу прекратить договор?
Если желаете закончить договор, то выберите в "Общие данные" "Договоры", нажмите на договор и на кнопку "Расторгнуть договор".
Являемся управляющей компанией. Один клиент от нас ушел. Как нам выписать данное товарищество?
Для этого в данных товарищества нужно нажать на кнопку
"Изменить", оставить пустой ряд в графе выбора договора и сохранить
изменения. Тогда, начиная со следующего месяца, данное товарищество
больше не будет связано с Вашим договором и не сможет открыть новый
период.
Что будет, если я все же не заключу договор?
Если по истечении бесплатного трехмесячного периода
договор не будет заключен, то нелья будет открывать новые периоды.
Данные прошлых периодов, и их изменение, по прежнему будут доступны.
Можно ли предварительно ознакомиться с содержанием договора?
Да, выберите в меню "Общие данные", а затем "Договоры" и
добавьте новый договор (утверждать не наужно). После можно будет
ознакомиться с документом, нажав на кнопку "Смотреть текст договора".
Вместо пакета учета аренды хочу учет. Нужно ли заключать новый договор?
Смену пакета можно оформить изменив контактные данные
договора. В окне "Общие данные" в разделе "Договоры" нужно нажать на
название договора и на "Изменить контактные данные", после чего появится
возможность изменить в числе прочего и используемый пакет. Плата за
следующий месяц будет расчитана соответственно новому пакету. Вводить
данные можно будет сразу после утверждения изменений.
Что делать, если я не хочу заключать договор?
При регистрации нового товарищества услугами
sistema.ee можно в течение 3-х месяцев пользоваться в полном
объеме бесплатно. Если по окончании бесплатного трехмесячного периода
возникнет желание продолжать пользоваться системой, то нужно будет
заключить договор. В случае, если Вы не желаете продолжать, то не нужно
ничего предпринимать, просто станет невозможно добавлять новые периоды.
Доступ к имеющимся данным и бесплатным возможностям программы по
прежнему сохранится.
Если я планирую заключать договор, то можно ли пользоваться sistema.ee до того, как он будет подписан?
Начиная с момента утверждения договор находится в процедуре подписания и с этого момента Вы можете пользоваться системой.
С какого момента начинается отсчет трех месяцев бесплатного пользования услугой?
Отсчет бесплатного периода начинается с момента регистрации товарищества.
За пользование sistema.ee должно платить товарищество или управляющая фирма?
На практике более распространен вариант, где управляющая
компания платит сама и учитывает месячную плату за sistema.ee в
цене своих услуг. Если договор заключает управляющая компания, то цена
услуги будет ниже и мы добавим ее название на нашу домашнюю страницу в
список партнеров. Бесплатный трехмесячный пробный период будет
действовать в случае с первым товариществом. Если управляющая фирма
заключает договор от имени каждого обслуживаемого товарищества отдельно,
то бесплатный ознакомительный период будет действовать для каждого из
них, но цена услуг будет дороже.
Какие расценки при подключении?
Платы за подключение нет. Первые три месяца для всех
бесплатны. В течение этого периода, в случае желания продолжить
использование программы, заключается договор. В дальнейшем оплата
происходит согласно расценкам.
При подсчете стоимости за основу берется общее число квартир или количество зарегистрированных пользователей?
Ежемесячная плата за услугу расчитывается исходя из количества квартир.
Несмотря на то, что интернет-услугой все квартировладельцы
пользоваться не обязаны, программа позволяет сделать процесс связанной с
домом обработки информации значительно более прозрачным. У всех
владельцев в любое время есть возможность ознакомиться с делами
товарищества, если возникнет такое желание или необходимость. Также
становится намного более эффективным процесс обработки счетов, особенно в
случае многоквартирных домов.
Сколько стоят ваши услуги?
Цена услуги формируется исходя из количества квартир и выбранного пакета. Более подробная информация находится в разделе Pасценки (выше).
Как долго будет действительна текущая цена?
В договоре об использовании нашей услуги отмечено, в
течение какого времени необходимо извещать об изменении стоимости
услуги. В данный момент этот срок составляет четыре месяца.
Желаю получать счета на другой адрес. Что я должен делать?
Адрес получения счета можно ввести выбрав "Договоры" в
меню "Общие данные" и затем нажав на договор и кнопку "Изменить
контактные данные".
Почему вы просите деньги вперед?
Счет выставляется за текущий месяц по состоянию на первое
число соответственно введенному в систему числу квартир. Это
обеспечивает пользователю возможность не платить за неполный месяц.
Можно ли платить посредством платежного поручения?
Да, мы даем клиентам возможность оплаты с помощью платежного поручения.
Для клиентов SEB и Sampo партнером по прямому поручению будет Tarkvaralabor.
Для клиентов других банков, в т.ч. Swedbank, партнером является www.korteriyhistu.net.
Можно ли разом оплатить более длительный, чем один месяц, период?
Да, конечно. В случае с маленькими домами ежемесячные
суммы зачастую довольно малы, и платеж можно сделать за несколько
месяцев вперед. Переплаченные средства останутся предоплатой, сумма
которой будет уменьшаться вместе с каждым следующим счетом.
Альтернативой может быть заключение договора прямого поручения по оплате
счетов.
Кто занимается обслуживанием портала sistema.ee?
Обслуживанием и развитием портала sistema.ee занимается созданное в мае 2005 г. OÜ Tarkvaralabor.
Какие гарантии, что данная услуга будет существовать в будущем?
Поскольку по завершении пробного периода заключается
договор, наличие оформленных отношений и является лучшей гарантией,
которую мы можем предоставить. У сторон есть возможность расторгнуть
договор, предупредив об этом другую сторону за 4 месяца. Развитие системы началось в 2005 году. Первые клиенты, которые до сих
пор пользуются нашими услугами, подключились к услугам весной 2006 года.
Какие гарантии, что ваш сервер не зависнет во время создания счетов?
Делаем все от нас зависящее, чтобы услуга была доступной в
любое время. Поскольку в свою очередь зависим от условий хостинга, то
более подробные обязанности (возможные сроки устранения неполадок и пр.)
оговорены в договоре. Со своей стороны обещаем не проводить плановые
мероприятия по развитию и обслуживанию или обновления версий по числам с
1-го до 15-го в промежутках с 8.00 до 17.00. О запланированных сбоях в
работе сообщаем заранее.
Можно ли пользоваться sistema.ee на других языках, кроме эстонского и русского?
В планах добавить английский язык. Добавление других языков зависит от потребности клиентов.
У нас небольшой дом, в котором 12 квартир. Можем ли мы быть вашим клиентом?
Услуга подходит всем квартирным товариществам, независимо
от их размера. Начать пользоваться услугой можно без всяких
обязательств. Регистрируетесь, вводите данные товарищества и начинаете пользоваться программой.
Насколько безопасна система, прежде всего, со стороны защиты данных и безопасности подключения?
Мы используем следующие меры безопасности:
Первичная идентификация происходит с помощью ID-карты или через
интернет-банк, что обеспечивает возможность создатния пароля, связанного
с личным кодом пользователя, лишь самим пользователем.
Соединение между пользователем и сервером полностью зашифровано, что
означает, что пароль и другие данные пользователя подсмотреть нельзя.
Хватит ли возможностей этой программы для полноценного функционирования товарищества или нет?
Начиная с января 2008 система позволяет в
дополнение к учету арены осуществлять также обязательный для
товарищества бухучет (баланс, отчет о доходах-расходах и тд). В случае
объединения квартировладельцев все потребности покрывает модуль учета
аренды.
При желании вместо модуля бухгалтерского учета использовать
возможность экспорта записей в другую программу учета. В настоящий
момент такая возможность есть для Merit Aktiva, HansaRaama, Eeva, SAF
5.2 и SAF 6.0. Экспорту подлежат выставляемые квартирам счета,
поступления и пени. Если есть желание связать нашу программу с
какой-либо бухгалтерской, дайте нам об этом знать.
Предлагаете ли вы услуги по управлению товариществом?
В данный момент нет, поскольку сосредоточены на развитии
среды. К настоящему моменту у нас появились многие партнеры, которые
активно пользуются средой.
Если Вы уже пользуетесь услугами управляющей фирмы, то советуйте нас
ей, sistema.ee предлагает хорошие возможности для сотрудничества
управляющей компании и товарищества. Если являетесь управляющей фирмой,
sistema.ee может быть вашей возможностью для рекламы.
Можно ли разместить рекламу на вашем сайте?
В данный момент реклама продается на сайте infosila.ee, но мы не
исключаем такую возможность в будущем. Пожалуйста, дайте нам знать о
своих пожеланиях и идеях по электронной почте admin@infosila.ee.
Предлагаете ли вы обучение?
Мы проводим регулярные бесплатные курсы для
руководителей товариществ и бухгалтеров. Информация о начале курсов
будет размещена на домашней странице infosila.ee. Если Вы заинтересованы в курсах,
то дайте знать о своих пожеланиях и предпочтениях на адрес admin@infosila.ee
У меня возник вопрос, который не связан напрямую с вашей программой.
Если ищите дополнительную информацию по квартирным товариществам, то советуем за помощью обращаться на форум.
Есть ли у вас брошюры или другие материалы, которые можно распространить среди членов товарищества?
Обратитесь за помощью к администратору sistema.ee по адресу admin@infosila.ee
Как пользоваться сохраненной резервной копией?
Резервная копия по сути является обычным zip-файлом,
внутри которого содержатся текстовые файлы. Их можно импортировать в
Excell или в CSV-файл. Резервная копия предусмотрена, прежде всего, на
случай, если товарищество захочет восстановить свои данные по состоянию
на какой-то определенный момент.
Предлагаете ли вы бухгалтерские услуги?
Предлагаем услугу удаленной бухгалтерии, которая подойдет
товариществам, которые хотят держать дела под своим контролем и
экономить на расходах. В случае удаленного учета представитель
товарищества производит наиболее рутинные операции по вводу данных, а sistema.ee обеспечивает совершение бухгалтерских операций и
составление отчетов, в том числе, подготовка годового отчета. Но всё же, если ситуация безвыходная, обратитесь к Администратору sistema.ee по адресу admin@infosila.ee и выход будет найден.
Кому принадлежит информация, введенная в вашу систему?
Данные принадлежат товариществу и у товарищества есть
право в любой момент их потребовать. При окончании действия договора у
товарищества по прежнему остается доступ к своим данным, только
возможности вводить новую информацию уже не будет.
Как поместить логотип товарищества на счет? На что при этом надо обращать внимание?
Логотип можно добавить в форме изменения данных
товарищества. Формат файла может быть GIF, JPG или PNG. Размер файла
может быть довольно большой, картинка будет более детально видна на
распечатке.
Не удался импорт данных квартир. В чем может быть причина?
Если сохранить файл квартир в программе OpenOffice, то
при импорте данных нужно в качестве разделителя ставить запятую, а не
точку с запятой.
У квартир уже есть номера ссылок. Надо ли генерировать новые?
Нет, не надо. Старые будут работать без проблем.
Добавилась квартира. Как добавить ее данные?
Для того, чтобы добавлять квартиры, нужно увеличить их
количество в доме. Это можно сделать в меню "Общие данные" -> "Дома".
Затем можно будет в окне квартир добавить данные новых.
Как удалить квартиру?
Квартиру можно удалить выбрав "Общие данные" ->
"Квартиры" -> нажав на квартиру, которую надо удалить и затем на
кнопку "Удалить". При этом нужно принять во внимание, что участвующую в
распределении расходов квартиру или квартиру с активными сальдо удалить
нельзя. Если по данным причинам удаление не получается, то можно
отметить квартиру, как неактивную. Это можно сделать в окне "Квартиры"
убрав галочку в последнем ряду открывающейся с помощью кнопки "Изменить
все" таблице.
После удаления или деактивации квартиры необходимо
изменить количество оставшихся квартир в данных дома. Неактивную
квартиру не видно в общих данных и она не участвует в распределении
расходов. Неактивная квартира отражается в окне сальдо, если сальдо
отлично от нуля. При необходимости квартиру можно снова сделать
активной.
Добавилась одна квартира. Как мне сгенерировать для нее номер ссылки?
В окне "Квартиры" нужно нажать кнопку "Сгенерировать
номера ссылок" и оставить неотмеченным поле флажка "Можно переписывать
поверх имеющихся номеров ссылок." неотмеченным. Если предыдущие номера
ссылок были созданы банком, то номера ссылок в данные квартиры нужно
ввести в том же стиле.
В основном важна последняя цифра или цифра контрольного порядка в
номере ссылки. Номер контрольного порядка можно сгенерировать на
домашней странице Банковского союза с помощью специального калькулятора.
Например, можете в качестве ссылки привести номер квартиры, добавив к
нему номер контрольного порядка. Имеющийся на странице Банковского союза
калькулятор позволяет сгенерировать и несколько номеров ссылок за раз.
Пробую ввести квартире номер ссылки, а ответом получаю сообщение об ошибке
sistema.ee позволяет использовать как уже
имеющиеся номера ссылки, так и генерировать новые. Номер ссылки должен
отвечать одобренному Банковским союзом Эстонии стандарту: http://www.pangaliit.ee/et/arveldused/viitenumber/
В основном важно наличие последней цифры в номере ссылки, которая
обеспечивает контрольный порядок. Если по какой-то причине номера
ссылки, сгенерированные sistema.ee или самостоятельно, не
подходят, то советуем проверить правильность цифры контрольного порядка.
Номер контрольного порядка и сам номер ссылки при необходимости можно
самостоятельно сгенерировать на указанной выше странице Банковского
союза. Например, можно определить в качестве номера ссылки номер
квартиры, добавив цифру контрольного порядка. Имеющийся на странице
Банковского союза калькулятор позволяет сгенерировать и несколько номеров ссылок за раз.
Хотелось бы ввести дополнительные данные по квартире. Возможно ли это?
В окне "Квартиры" есть возможность уточнить данные,
которые вы собираетесь ввести. Кнопка "Дополнительные поля" позволяет
изменять статус поля на активный или неактивный.
Дополнительные данные можно ввести и в примечания (см. информацию по вводу данных по квартирам в руководстве).
Как правильно зарегистрировать смену владельца?
Смену владельца можно оформить выбрав в меню "Общие
данные" рубрику "Квартиры" и нажав на кнопку "Новый владелец". В базе
данных по прежнему останутся все прошлые владельцы и жильцы, но счета
будут приходить уже новому владельцу. Процесс смены владельца описан
подробнее в руководстве пользователя.
Если
фамилия владельца (вступил в брак) изменилась, можно ли изменить только
её или единственным выходом действительно является создание нового
владельца? Человек и личный код-то те же самые.
При смене имени владельца необходимо изменить и данные
персоны. Это можно сделать в окне "Все персоны", где в каждом ряду есть
кнопка "Изменить".
В окнах "Владельцы", "Жильцы" и "Должностные лица", по существу,
приведены данные различных ролей (связей). Если нажать на имя владельца,
жильца или должностного лица, то отобразятся детали пребывания,
соответственно, в роли владельца, жильца или должностного лица. В правом
краю того же окна в блоке "Быстрый выбор" есть ссылка "Смотреть связи
персоны", пройдя по которой Вы попадете в детальную форму данных, где
можно изменить имя и контактные данные лица. При изменении данных
персоны эти изменения отобразятся и в связях персоны.
Как смотреть и добавлять данные, если владельцем квартиры является юридическое лицо?
Поскольку юридическое лицо не может зарегистрироваться в
качестве пользователя, регистрировать его представителя следует в
качестве совладельца, который получит доступ к данным согласно своим
правам.
Видят ли все собственники квартир личный код друг друга?
Владельцы квартир по умолчанию номеров личного кода друг
друга не видят, поскольку у них отсутствует доступ к правам "Владельца" и
"Жильца". Однако им видны номера личного кода всех должностных лиц.
Данные, которые видят наши пользователи, определены их правами. Роли и
связанные с ними права можно изменить выбрав "Общие данные" и затем
"Роли и права".
Нужно ли в качестве получателей счета указывать обоих владельцев или достаточно записать одного?
Счет оформляется на имя основного владельца. Согласно
Закону о квартирном товариществе членом товарищества может являтся лишь
одно лицо из каждой квартиры. В случае совместного владения совладельцам
нужно договориться, кто будет членом товарищества. Всех остальных
совладельцев можно добавить дополнительными владельцами (поле флажка
совладелец) и они смогут получать копию счета на e-mail.
Как выписать жильца из дома?
Для этого нужно определить дату истечения его полномочий.
Не желательно удалять данные жильца, поскольку они могут еще
понадобиться в будущем.
Как вводить иностранных граждан, если у них отсутствует личный код?
Личный код можно не вводить. Если личный код не введен,
то лицо не сможет зарегистрироваться пользователем с помощью ID-карты
или через интернет-банк.
В то же время у иностранца, например гражданина Финляндии, может быть
эстонский личный код. Это бывает в случае, если он прибывает в Эстонии
на основании вида на жительство. В банковских данных, в случае с
иностранцами, у которых нет личного кода, в качестве последних цифр
используется комбинация ХХХХ. Это значит, что личный код нужно вводить
на основе даты рождения человека. Например, в случае родившегося 12 мая
1976 года мужчины 3760512XXXX, а женщины 4760512XXXX.
Можно ли видеть, сколько жильцов дома используют sistema.ee?
Да, конечно. В формах "Владельцы", "Жильцы" и
"Должностные лица" в окне прав у каждого лица стоит галочка, если лицо
является зарегистрированным пользователем.
Как действовать при передаче обслуживания товарищества новому управляющему?
Предыдущий управляющий должен добавить нового в список
должностных лиц. После этого новый управляющий сможет отметить
необходимый крайний срок действия полномочий старого. Нежелательно
стирать данные старого управляющего, поскольку в этом случае будут
удалены и его контактные данные.
В нашем товариществе счета выставляются в конце месяца, а оплачиваются в следующем. Как это отображать?
Счета должны относиться к тому месяцу, в котором они в
действительности выставляются. В данных периода можно выбрать,
оплачиваются счета в том же или в следующем месяце. Дата выставления
счета может быть как в прошлом, так и в текущем месяце.
Заново открыл старый период, ничего не менял и закрыл снова. После этого изменились счета. В чем причина?
Разница в распределении расходов может возникнуть, если в
какой-то момент были изменены принятые за основу учета данные.
Например, могло быть изменено количество квартир и программа
распределила расходы исходя из изменившегося числа жильцов.
Квартировладельцы жалуются, что не могут ввести показания. В чем может быть причина?
Для того, чтобы владельцы могли в конце месяца ввести
показания, следующий период должен быть открыт. Советуем после
утверждения счетов за текущий месяц открывать следующий период.
Позволяет ли программа вести отчетность поквартально?
Учет поквартальных платежей в настоящий момент программа
напрямую вести не позволяет. В то же время есть возможность ее обмануть.
Создавая новый период, нужно выбрать периодом следующий месяц. Затем,
после закрытия прошлого месяца и переноса сальдо, изменить в данных
периода данные года и месяца.
Это обеспечит перенос видов расходов и сальдо в желаемый месяц. В
обычном случае виды расходов и сальдо в следующий период переносятся из
прошлого.
Был добавлен новый период, но виды расходов не были перенесены из старого. Почему?
В таком случае периоды идут не подряд. Виды расходов копируются обязательно из предыдущего месяца, а не из последнего.
Как делать исправления в прошлых периодах?
Советуем делать исправления в учете текущего месяца.
В принципе можно делать изменения и в предыдущих периодах. Однако,
это может повлиять на распределение расходов и сальдо, если, например,
изменилось количество жильцов, которое взято за основу при распределении
расходов.
Для исправления какого-либо отдельного поступления нужно отменить
только лишь закрытие желаемого периода. Для того, чтобы измененное
сальдо было перенесено в следующий месяц, при закрытии периода следующий
должен быть открыт или быть в распределенном состоямии. Таким образом,
если необходимо изменение сальдо в том числе и в следующих месяцах, то
нужно отменить счета следующих периодов и затем закрыть эти периоды
заново. Можно и в ручную скорректировать начальное сальдо текущего
месяца, но тогда в промежуточных месяцах останутся неправильные сальдо.
В бухучет можно сделать пояснение, о том что начальные сальдо были изменены по тем-то и тем-то причинам.
Как делать взаимозачеты?
Взаимозачеты желательно отображать единократными видами расходов. Сумма расхода может быть со знаком минус.
Как списать со счета компенсацию отопления?
Для этого желательно сделать отдельный вид расходов
"Компенсация отопления". Как правило, в такой ситуации имеет место
фиксированная сумма и она должна быть отражена с отрицательным
значением.
В принципе можно в счет за отопление ввести сумму, уменьшенную на
сумму компенсации или ввести два счета:
1) за отопление,
2) минус
компенсация.
Eсли получателей компенсации несколько, то нельзя добавить
фиксированную сумму, поскольку она может у разных квартир быть
различной. В таком случае в виде расходов можно взять за основу расчета
проценты (веса), за единицу - евро и распределение соответственно
расходным счетам. Если компенсация выплачивается в разные месяцы, то в
долях участия нужно отметить только суммы тех квартир, которые
выплачиваются в данном месяце, и на величину их сводной суммы сделать
кредитный счет (с минусом). В следующем месяце нужно будет доли участия в
компенсации отопления пересмотреть снова и отметить, какие квартиры
будут ее получать.
Можно ли группировать виды расходов, например плату за обслуживание или посреднические услуги?
Виды расходов могут быть сгруппированными, на основании
чего группируются статьи расходов на счетах. Название группы, к которой
принадлежит конкретный вид расходов, отображается на счете.
Для описания групп видов расходов нужно в форме "Виды расходов"
нажать на кнопку "Группы видов расходов". После этого можно выбрать к
какой группе должен принадлежать тот или иной вид расходов.
Как рассматривать цену ампера или абонентскую плату?
Абонентские платежи нужно добавлять отдельной статьей и с
фиксированной стоимостью. Если ввести абонентский вид раходов в
качестве подвидов расходов Üldvesi/Üldelekter, то тогда не надо вычитать
из счета абонентскую плату или цену ампера, т.к. это происходит
автоматически.
Что делать, если в доме есть горячая и холодная вода, но у части квартир нет счетчиков?
Как правило, в этом случае нужно использовать иерархию
видов расходов, где с более главного вида расходов до распределения
списывается сумма расхода, стоящего ниже в иерархии. В таком случае
стоящий выше в иерархии вид расходов в основном определяется счетом, а
стоящий ниже зависит от потребления.
Обычно нужно вводить отдельным видом расходов:
Общая вода (распределяется без счетчиков между квартирами) - главенствующий вид расходов
Холодная вода (по счетчику) - подвид расходов
Горячая вода (по счетчику) - подвид расходов
Если нагрев воды происходит в тепловом узле дома, то этот расход
нужно вычесть из счета за отопление и создать в виде расходов
"Отопление" подвид "Нагрев воды" (основой для расчета будет являться
потребление другово вида расходов - "Горячая вода").
Процесс установки видов расходов более подробно описан в руководстве пользователя.
Как распределять потери воды?
Возможности настройки видов расходов описаны в руководстве пользователя.
Товарищество посредничает при поставке воды другому дому. Можно ли за эту воду выставлять счет с помощью sistema.ee?
Для выставления счетов другим лицам нужно добавить к
данным товарищества другой дом и создать ему квартиру(ы). В качестве
владельца надо будет добавить имя получателя счета, например владельца
другого дома или товарищество. Тогда можно будет распределять желаемый
вид расходов в тч между обозначенным домом.
Поскольку получатель счета будет введен отдельной квартирой, то на
соответствующую сумму увеличится и стоимость услуги sistema.ee
для Вашего товарищества. Альтернативой может быть списание со счета
потребляемой другим домом воды и выставление ему счета вручную.
Какой может быть стандартная цена нагрева воды?
Владельцы зданий имеют право пользоваться им подходящей методикой и, следовательно, имеют различные стоимости подогрева воды.
В то время как цена на подогрев 1 м3 воды в сезонный период постоянная и
ее можно рассчитать по нижеприведенной формуле, тогда стоимость
отопления постоянно меняется. Суммарно потребление тепла всего здания,
которое измеряется теплосчетчиком, находящимся в теплоузле дома, равно
суммам тепла на подогрев воды и на отопление всех квартир.
Подогрев 1 м3 воды = количество тепла на подогрев 1 м3 воды x цена тепла
---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ---- ----
где, количество тепла на подогрев 1 м3 воды до 55 o C:
0,05815 МВтч – в отопительный период (октябрь - апрель);
0,04652 МВтч – в неотопительный период (май - сентябрь).
Стоимость нагрева 1 м3 воды при стоимости тепла, по состоянию на
апрель 2013, 63,46 EUR/MWh (с НСО 76,15 EUR/MWh) равна 3,69 евро/м3
(4,43 евро/м3 с налогом с оборота в 20%).
Где найти подсказку для описания видов расходов?
Описание видов расходов подробно описано в руководстве пользователя.
Там приведены наиболее распространенные примеры распределения расходов.
Для начала желательно добавить автоматически генерируемые стандартные
виды расходов и при необходимости ввести уточнения.
Как ввести прогнозный расход воды?
Если данные о расходе воды квартирой не представлены, то
можно ввести величину прогнозируемого пoтребления. Например, на основе
потребления за прошлый месяц. В таком случае программа посчитает
прогнозируемое конечное показание и пометит его звездочкой.
Почему не показывается потребление за прошлый месяц, хотя оно было?
Причиной может быть то, что в прошлом месяце у счетчика
было другое имя. Например, если случилась замена счетчика и в качестве
имени был введен его номер.
Можно ли приостановить введение показаний?
Показания можно вводить только когда период находится в
открытом состоянии. Если период распределен, т.е. расходы распределены,
то ввести показания нельзя. Таким образом, ввод показаний можно
приостановить распределив расходы.
Ввел все счетчики, но, по утверждению программы, в квартирах нет ни одного счетчика.
Проверьте, есть ли перед соответствующим видом расходов
галочка в поле "Показывать на карточке показаний". Эта галочка находится
в форме изменения статьи расходов в блоке "Основа расчета" и идет
предпоследним рядом перед полем "Ед.".
Квартировладельцы жалуются, что не могут ввести показания. В чем может быть проблема?
Для того, чтобы владельцы квартир могли в конце месяца
вводить показания, следующий период должен быть открытым. Советуем после
утверждения счетов текущего периода открывать следующий.
Для владельцев ввод и изменение показаний возможно с момента открытия периода до момента распределения расходов.
Почему начальное показание прошлого месяца также является начальным показанием нового периода?
Начальные показания нового периода копируются из
предыдущего. Если в этот момент конечных показаний прошлого периода нет,
то в начало нового периода автоматически ставится показание на момент
начала предыдущего периода. Открывать новый период желательно только
после того, как утверждены счета за прошлый.
Почему добавленный дополнительный счетчик исчезает в следующем месяце?
Это произойдет, если у двух счетчиков одной квартиры
будет одинаковое название. Программа интерпретирует такую ситуацию, как
замену счетчиков и оставит на следующий месяц только последний. В
качестве решения советуем идентифицировать счетчики по отдельности,
например, "кухня" и "ванная".
Как удалить ошибочно введенный дополнительный счетчик?
Ошибочно введенный дополнительный счетчик можно удалить,
если в окне "Доли участия" сделать поле флажка, находящееся перед
счетчиком, неотмеченным и затем сохранить изменения.
Таким же образом нужно действовать, если при замене счетчика
добавляется новый, при том, что старый пока остается. Поскольку в месяц
замены счетчиков их может быть 2 одновременно, то удалить старый можно
на следующий месяц (убрать галочку и сохранить).
Куда вводить выставленные товариществу счета, если они не связаны ни с одним из видов расходов?
Расходные счета, которые не используются при распределнии
расходов, можно вводить, оставляя ряды счета несвязанными с видом
расходов. В таком случае в виде расходов столбца останется выбор "не
использовать при распределении".
Как убрать пустые ряды из таблицы распределения расходов?
Проще всего убрать пустые ряды из таблицы распределения
расходов можно стерев виды расходов, которыe не используются. На более
ранние периоды это не повлияет.
Сводная таблица распределения расходов не умещается на одной странице. Что делать?
В случае, если в периоде используется много различных
видов расходов, то у старых версий интернет-браузеров могут возникнуть
сложности с отображением всей информации на одиной странице (даже в
формате landscape). В таком случае выходом является загрузка обновленной
версии браузера. Например Internet Explorer http://www.microsoft.com и Mozilla http://www.mozilla-europe.org способны при использовании настройки "Shrink to fit" при распечатывании вместить все данные на одну страницу.
Если в таблице распределения расходов, например, расходы на газ по
разным подъездам, исходя из характера подсчета, приведены в разных
столбцах, то можно уменьшить кол-во столбцов, обозначив такие виды
расходов одним названием и введя его в ряд определения. Одноименные виды
расходов суммируются в один столбец таблицы распределения расходов.
Порядок перечисления в таблице распределения расходов определяется с
помощью номера вида расходов. В случае одноименных видов расходов при
расположении используют наименьший вид расходов с данным названием.
Счет выставлен за текущий месяц, а под названием вида расходов на счете указан прошлый месяц. Как это исправить?
В данных вида расходов можно выбрать между "прошлый месяц" и "текущий месяц".
Как послать счет нескольким квартировладельцам?
В электронном виде счет можно разослать на разные адреса
электронной почты. Для этого нужно ввести адрес электронной почты в
данные владельца или жильца и отметить поле "Желает получить счет по
электронной почте". Бумажный счет оформляется на имя основного владельца
и оформить его на несколько имен нельзя.
Всем ли квартирам можно выставить несколько счетов в течение одного месяца?
Да, конечно. Для этого нужно добавить для одного месяца
несколько периодов. При создании для одного месяца нескольких периодов
начальные сальдо равны нулю. При открытии периода в следующем месяце
сальдо периодов прошлого месяца суммируются.
Как отобразить на счете поступления за текущий месяц?
Для отображения в счете поступлений текущего месяца
нужно импортировать данные об этих поступлениях прежде, чем утвердить
этот счет. На счету указываются поступления текущего месяца вплоть до
дня, предшествующего дню выставления счета. В таком случае информация о
поступлениях также отображается в окне счетов и учитывается при подсчете
суммы подлежащей к оплате.
В счетах возник ряд "Ожидается к оплате". Что это значит?
"Ожидается к оплате" значит, что крайний срок оплаты ко
дню начала периода еще не наступил. На сумму "Ожидается к оплате"
начисляют пени начиная со дня срока оплаты за прошлый месяц, а не
начиная с начала нового месяца.
Полученный в электронном виде счет не читается, проблема в компьютере?
Советуем Вам обновить программное обеспечение для
считывания PDF-файлов. Более старые версии, например Adobe Reader 7.0,
не смогут корректно отобразить данные счета.
ПО Adobe Reader можно обновить пройдя по ссылке http://get.adobe.com/reader/
Foxit Reader найдете здесь http://www.foxitsoftware.com/downloads/
Если после обновления ПО файл по прежнему не открывается, отправьте описание проблемы нам на адрес admin@infosila.ee
Как разбить выставляемый счет между двумя владельцами?
Для постоянного разделения счета пополам оба лица должны
быть отмечены как владельцы квартиры. В таком случае становится
возможным распределять ту или иную статью расходов между владельцами.
Кроме того, можно вводить коэффициент доли участия каждого лица в
покрытии расходов. В итоге можно ежемесячно оформлять для одной квартиры
два счета.
Предусматривает ли какой-либо закон минимальный срок оплаты счета или это прерогатива товарищества?
Минимальных требований к крайним срокам оплаты нет и они являются предметом договоренности сторон.
Если сроки оплаты счетов не определены решением товарищества, то
можно установить какой-нибудь разумный период, например 7-14 дней.
Частично это зависит и от дня выставления счетов. Законом о квартирном
товариществе, например, разрешено начисление пени по задолженности за
месяц лишь с первого дня следующего месяца независимо от крайнего срока
оплаты указанного в счете.
По данным исследования кредитной политики, проведенного в 2012 году
Krediidiinfo, средний срок оплаты счетов предприятиями Эстонии
составляет 14 дней. Согласно исследованию, в течение многих лет самыми
часто встречающимися крайними сроками оплаты выставляемых счетов были
1-7, 8-14 и 15-30 дней.
Логотип товарищества закрывает собой сумму счета. Что делать?
В окне "Счета" есть кнопка "Изменить расположение на
счетах". Нажав на нее появится возможность изменять расположение
элементов (логотип, платежное поручение, карта показаний) на счете.
Местом размещения логотипа по умолчанию является пересечение
горизонтальной линии в 15.5 см от левого края листа и вертикальной линии
в 15 см от верхнего края. Заменив число "15" на "18" логотип сдвинется
на 3 см вниз и тд.
После внесения изменений в расположение элементов счета необходимо
эти изменения сохранить. Первоначальное расположение, при необходимости,
можно восстановить нажав кнопку "Восстановить настройки по умолчанию".
Почему на счете не указывается сумма поступления за предыдущий месяц?
Поскольку сумма, поступившая за предыдущий месяц,
отражается в сальдо на конец месяца, то отображение поступлений не
является необходимым. Если долг равен 0, значит оплата поступила. При
необходимости опцию отображения поступившей за прошлый месяц суммы можно
активировать изменив настройки счета прежде, чем его утвердить. Для
этого в окне "Счета" есть кнопка "Изменить расположение на счетах".
Ошибка "This address is restricted" и открытие Mozilla Firefox и порта 563
Начиная с версии 2.0 браузер Mozilla Firefox
блокирует доступ к определенным портам, используемым в интернете, что
вызывает невозможность входа на некоторые сайты с помощью ID-карты. Для
решения проблемы Mozilla нужно разрешить обращение к порту 563.
Инструкция по настройке браузера находится на странице техподдержки ID-карты.
Каким образом можно оформить владельцу квитанцию за взнос наличными в кассу?
Советуем в данные периода к счетам добавить платежки. При
оплате впишите туда заплаченную сумму, дату и подпись. Вырежите
банковскую сторону и используйте в качестве кассового ордера. Другая
половина платежки останется владельцу квартиры в качестве квитанции.
Как импортировать выписку со счета банка SEB?
При импортировании выписки со счета банка SEB нужно
поступить следующим образом: в интернет-банке нужно выбрать
"Платежи/поиск" -> "Выписки" -> "Выписка со счета", определить
временной период выписки и нажать на кнопку "Посмотреть выписку". Также
есть кнопка "Сохранить в CVS-формате". При просмотре выписки, ее
параметры в т.ч. кнопка сохранения CVS-файла исчезают. Их можно снова
открыть нажав на выбор "Параметры выписки".Если по ошибке нажать в
подменю "Платежи/поиск" кнопку "Экспорт выписки", то формат файла будет
неправильным и импорт данных не удастся.
Можно ли импортировать поступления чаще, чем раз в месяц?
Поступления можно импортировать несколько раз в месяц.
Импортированные прежде поступления по умолчанию отображаются с
невыделенными галочками полями, поэтому они и не учитываются при
сохранении.
Как избавиться от ошибочно начисленной пени?
К счету данного периода пеня начисляется из начального
сальдо периода. В случае, если внесение изменений в более ранние
периоды, откуда берет начало начисление пени, невозможно, то убрать ее
можно в начальном сальдо данного периода.
Не получается перенести сальдо прошлого месяца в новый
Сальдо переносятся в следующий период параллельно с
закрытием текущего и только в том случае, если счета следующего периода
не утверждены или период закрыт. Такое ограничение связано с тем, что
начальные сальдо должны появиться на счете, но счета нельзя менять после
их утверждения.
Почему
сумма, подлежащая к оплате не позднее 31.12.хх и не оплаченная, указана
в двух рядах - долг на 31.12.хх и oжидается к оплате 31.12.хх?
По видимому дело в том, что крайний срок платежа 31.12.хх
выпал на выходной день, что означает, что по закону действительный срок
оплаты переносится на 2 января. Исходя из этого конечное сальдо периода
выставляется таким образом, что не оплачннная на 31.12.хх квартплата за
декабрь указана в графе "Ожидается к оплате", поскольку срок
поступления данной суммы по состоянию на конец месяца еще не наступил.
Согласно §136 lg 8 общей части гражданского кодекса, если срок
исполнения обязательства выпадает на государственный праздник или другой
нерабочий день, то крайний срок исполнения обязательства переносится на
следующий за ним первый рабочий день.
Как выглядит напоминание, высылаемое в качестве услуги по востребованию долга?
Электронное письмо с напоминанием
Уважаемый {имя должника}!
Просим Вас погасить долг в сумме {сумма задолженности} €.
В случае непогашения задолженности {имя востребующего} может
обратиться в инкассо-фирму, что повлечет за собой дополнительные расходы
для Вас.
С наилучшими пожеланиями,
Julianus Inkasso
SMS-напоминание
Уважаемый {имя должника}! Просим Вас погасить долг в сумме {сумма
задолженности} €. В случае непогашения задолженности {имя востребующего}
может обратиться в инкассо-фирму, что повлечет за собой дополнительные
расходы для Вас. Julianus Inkasso
Как не начислять пени конкретной квартире
В окне Сальдо есть кнопка Проценты пеней, где можно
ввести квартире определенный процент пени. Для освобождения от
начисления пени нужно поставить в графу процента 0. Пеню за конкретный
период можно менять пока счета за отчетный период не утверждены.
Можно ли с помощью программы вести бухгалтерию старых периодов?
Начальный период бухучета по времени не ограничен,
поэтому можно начинать ведение бухгалтерии как с начала года, так и с
более ранних периодов. Экспортировать данные для бухгалтерских операций
можно из прошлых периодов учета аренды.
Подключен ли мой дом к вашей системе?
Посмотреть, подключен ли дом к sistema.ee, можно войдя в систему через ID карту. Программа опознает Вас по личному коду и если Ваш дом подключен, Вы найдёте свой дом в разделе Мои товарищества
Есть ли инструкция по моей квартире?
Как на домашней странице в разделе возможностей, так и в руководстве пользователя представлен обзор о возможностях "Моя квартира".
Каким образом квартировладелец может посмотреть свои платежи?
В окне "Моя квартира" нужно в меню выбрать "Счета" и там
по каждому месяцу будет видно начальное сальдо, сумма выставленного
счета, поступившая сумма и конечное сальдо.
Как вводить начальные показания и добавлять новые счетчики?
У квартировладельца нет возможности добавлять новые
счетчики. Для этого нужно предоставить соответствующую просьбу
правлению дома.
Почему не получается ввести показания счётчиков?
Если не получается ввести показания, оповестите об этом
соответствующее должностное лицо своего дома. Для введения показаний в
конце месяца следующий период учета аренды должен быть открыт.
Ясность мысли
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Рекомендую
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Оформление
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Итоговая оценка: 0.0 из 10 (голосов: 0 / История оценок)
Кстати, все актуальные новости от сайта Инфосила теперь в WhatsAppи Telegram:
подписывайтесь и будьте в курсе событий города, страны и мира.
